I energisektoren er det vanlig at prosjekter og driftsoppgaver involverer mange ulike fagområder, avdelinger og selskaper. Sammen skal man planlegge, bygge og drifte samfunnskritisk infrastruktur, ofte på tvers av geografi, funksjoner og juridiske enheter. Da må det være krystallklart hvem som gjør hva, når og hvorfor.
Mange selskaper opplever derimot det motsatte – roller og ansvar er enten for svakt definert eller for generelt formulert. Det kan fungere i roligere perioder, men blir raskt en hemsko når tempoet går opp, og trykket fra myndigheter, eiere og samarbeidspartnere øker.
Typiske utfordringer vi møter ute i virksomheter:
- Det er uklart hvem som har ansvar for å fatte beslutninger i ulike faser av prosjekter.
- Rollebeskrivelser finnes, men er lite kjent eller lite brukt i praksis.
- Linjeansvar og prosjektansvar overlapper uten at det er avklart hvem som har siste ord.
- Det oppstår dobbeltarbeid når flere tar ansvar for samme oppgave – eller motsatt: alle tror noen andre gjør det så leveranser uteblir
Konsekvensene lar ikke vente på seg
Forsinkelser, usikkerhet og konflikter. Prosjekter som går tregere enn planlagt. Ressurser som brukes ineffektivt. Og ikke minst, en organisasjon der medarbeidere blir frustrerte fordi de ikke vet hva som forventes av dem.
Hvordan kan man skape bedre rolleforståelse?
Å jobbe systematisk med roller og ansvar handler ikke bare om å lage beskrivelser og flere dokumenter, men om å forankre og levendegjøre tydelighet i hverdagen. Det betyr blant annet å:
- Klargjøre hvem som har beslutningsmyndighet i ulike faser og situasjoner
- Beskrive roller så konkret at medarbeidere vet hva som ligger i dem – og hva som ikke gjør det
- Tydeliggjøre grensesnitt mellom roller og enheter, så det ikke oppstår gråsoner eller overlapp
- Trene ledere og medarbeidere i å bruke rollebeskrivelser aktivt i samhandling
Hvordan bruke organisasjonshjulet som del av løsningen?
Organisasjonshjulet med tilhørende verktøykasse gir en strukturert metode for å identifisere uklarheter i roller og ansvar, og for å forankre tydelighet som en del av organisasjonens daglige praksis. I stedet for å anta hvor utfordringen ligger, kartlegger man faktisk praksis og ser hvordan rolleforståelse og ansvarslinjer fungerer i virkeligheten.
Vi har lang erfaring med å lage blant annet rollebeskrivelser, prosesskartlegging, og HUKI-matriser som bidrar til økt rolleforståelse, tydeligere rolleavklaringer i prosjektgjennomføring, og bedre samspill mellom linje og prosjekt.
I neste artikkel fortsetter vi med å se på hvordan gode arbeidsprosesser og tydelige grensesnitt påvirker gjennomføring og effektivitet.
Gikk du glipp av den første artikkelen i serien? Les den her!
